De roze wolk met Lean Six Sigma

Daar sta je dan als kersverse vader, je tweede dochter zojuist geboren volgens ‘One-Piece-Flow’, de babykamer ingericht met behulp van ‘5S’, een kraamverzorgster die ‘Jishuken’ toepast, een ‘Buffer Stock’ van luiers en spuugdoekjes en iedere dag met ‘Hansei’ afsluiten. U leest het goed, ik beleefde de roze wolk met Lean Six Sigma.

Op 16 maart jongstleden is onze jongste dochter Reva geboren. Op 17 maart stond mijn examen Green Belt Lean Six Sigma gepland. Met de geboorte net achter de rug besloot ik dat het wellicht verstandig was om het examen te verschuiven. Dat neemt niet weg dat ik al weken in een flow van Lean Six Sigma zat en er in mijn dagelijkse gang van zaken bijna continu mee bezig was.

Na ruim 10 jaar ervaring met procesmanagement en het ontwikkelen van diverse procesmanagementmodellen, zoals het 8 pijlermodel, besloot ik mijn horizon te verbreden met Lean Six Sigma. Sjoerd Loeffen, Black Belt Lean Six Sigma van Eiffel, gaf mij de Green Belt training en daarmee een eerste kennismaking met principes zoals Kaizen, Gemba en VSM.

Samen met Sjoerd heb ik een aantal trainingen gegeven bij klanten van Eiffel. Een veelgehoorde opmerking die werd gemaakt was dat Lean wel erg Amerikaans is of dat het alleen geschikt is voor een productieomgeving en niet voor een kantooromgeving. Een reeks aan oefeningen bewijst het tegendeel. Zo gaan we aan de slag om met 5S-methode werkplekken in kaart te brengen. Dan zie je herkenbare zaken zoals onnodige tussenvoorraden aan kantoorartikelen die her en der in het pand verspreid zijn. Maar ook Visual Management die al gebruikt wordt of de Andon van het kopieerapparaat. Vooral de oefening met de fysieke spaghetti chart is inmiddels berucht. Door middel van een lint wordt een traject dat bijvoorbeeld een dossier fysiek aflegt daadwerkelijk aangetoond, wat soms tot hilarische en confronterende situaties leidt.

// Maar is Lean Six Sigma de ultieme methode voor procesoptimalisatie? //

Dat is afhankelijk van de mate waarin procesmanagement is ingericht, hetgeen verschilt per organisatie. Hiervoor onderken ik vijf niveaus die bepalen in welk stadium een organisatie zich op het gebied van procesmanagement bevindt. Voor de onderste niveaus kan het ook aan te raden zijn andere procesmanagementtechnieken, zoals het 8 pijlermodel en de procesfilm, toe te passen.

Dit was onlangs het geval bij twee non-profit organisaties die ik heb begeleid. Twee afdelingen hadden getracht, in het traject van hun samensmelting, met behulp van Lean Six Sigma hun processen in kaart te brengen en gezamenlijk verbeteringen door te voeren. Dit bleek (nog) een stap te ver te zijn. Met behulp van het 8 pijlermodel en de procesfilm konden we een duidelijke en gezamenlijke focus aanbrengen in het inrichten en optimaliseren van de processen waarmee mede de samensmelting van de afdelingen werd vormgegeven. Hiermee stijgen deze afdelingen in procesmanagementniveau en kan Lean Six Sigma vervolgens een betere aansluiting vinden.

Inmiddels is Reva 3 maanden en is het procesmanagementniveau in huize Koemans in die periode weer gestegen. Op 23 juni aanstaande heb ik alsnog mijn Green Belt examen. Met behulp van de roze wolk zal ik het examen zeker halen!

Geef een reactie